Контроль

1 г). Итак, мы определили структуру организации, осуществили планирование ее деятельности. Теперь организация начинает функционировать. Ее деятельность может развиваться по различным направлениям. для того, чтобы результаты ее деятельности соответствовали запланированным. В связи с этим актуальной становится проблема организации регулирования и контроля. При этом главенствующим, несомненно, является организация контроля, так как эффективное регулирование невозможно без правильного и четкого представления о результатах деятельности организации, а такое представление может дать только контроль.

Причины, вызывающие необходимость и контроля

а) Неопределенность Планы и организационные структуры – это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать нужным образом на подобные обстоятельства, нужен эффективный механизм оценки воздействия на них перемен. Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации.

б) Предупреждение возникновения кризисных ситуаций Ошибки и проблемы, возникшие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

в) Поддержание успеха. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос, насколько организация продвинулась к поставленным целям, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важнейших аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Рассмотрим схему организации контроля для туристического агентства.

Процесс контроля

а) Установление стандартов

Первый этап процедуры контроля туристического агентства демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и туристического агентства. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандарта для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которые должна быть выполнена работа, и конкретного содержания работы.

В процессе изучения работы туристического агентства определим его цели. Во временном отношении: краткосрочные и долгосрочные. В отношении конкретного содержания работы: общая схема развития – развертывание или сворачивание, достижение – максимальной прибыли, положительной репутации фирмы или увеличение числа клиентов.

б) Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе необходимо определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям. При этом принимается еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке. Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками, на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. он состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Развивая этот принцип, отметим, что те действия, которые изначально имеют совершенно тривиальный характер, не следует даже и измерять. Основная проблема состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того, чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Однако любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести сведения до соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Основные трудности, возникающие на пути сбора информации, связаны с различными коммуникационными проблемами. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Иногда оценка информации определяется политикой организации. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение – необходимо ли действовать, и если да, то как.

Исходя из того, какие средства в туристическом агентстве выделяются на проведение исследований, можно определить с достаточной или недостаточной точностью возможные отклонения в работе, которые могут возникать при осуществлении целей туристического агентства.

Если отклонения в работе организации достаточно велики, то необходимо осуществлять конкретную систему контролирующих действий.

в) Действия После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устраивать отклонение или пересмотреть стандарт. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.