Контроль

Причины, вызывающие необходимость и контроля

а) Неопределенность

Планы и организационные структуры – это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать нужным образом на подобные обстоятельства, нужен эффективный механизм оценки воздействия на них перемен.

Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации.

б) Предупреждение возникновения кризисных ситуаций

Ошибки и проблемы, возникшие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения.

в) Поддержание успеха

Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос, насколько организация продвинулась к поставленным целям, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важнейших аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Виды контроля

а) Предварительный контроль

Хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным, потому что осуществляется до фактического начала работ.

Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы доля выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Кроме того предварительный контроль проводится применительно к материальным ресурсам. контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

б) Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратной связи.

в) Заключительный контроль

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ, для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы, прежде чем это потребует слишком больших затрат.