Контроль

Итак, мы определили структуру организации, осуществили планирование ее деятельности.

Теперь организация начинает функционировать. Ее деятельность может развиваться по различным направлениям. для того, чтобы результаты ее деятельности соответствовали запланированным.

В связи с этим актуальной становится проблема организации регулирования и контроля. При этом главенствующим, несомненно, является организация контроля, так как эффективное регулирование невозможно без правильного и четкого представления о результатах деятельности организации, а такое представление может дать только контроль.

Причины, вызывающие необходимость и контроля

а) Неопределенность

Планы и организационные структуры – это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать нужным образом на подобные обстоятельства, нужен эффективный механизм оценки воздействия на них перемен.

Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации.

б) Предупреждение возникновения кризисных ситуаций

Ошибки и проблемы, возникшие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

в) Поддержание успеха

Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос, насколько организация продвинулась к поставленным целям, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важнейших аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Виды контроля

а) Предварительный контроль

Хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным, потому что осуществляется до фактического начала работ.

Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы доля выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Кроме того предварительный контроль проводится применительно к материальным ресурсам. контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

б) Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратной связи.

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Все системы с обратной связью:

Имеют цели

Используют внешние ресурсы

Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования

Следят за значительными отклонениями от намеченных целей

Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами.

в) Заключительный контроль

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ, для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы, прежде чем это потребует слишком больших затрат.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этим проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в мотивации.

В целом, контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достичь намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

Процесс контроля

а) Установление стандартов

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандарта для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которые должна быть выполнена работа, и конкретного содержания работы.

б) Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе необходимо определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям. При этом принимается еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками, на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. он состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Развивая этот принцип, отметим, что те действия, которые изначально имеют совершенно тривиальный характер, не следует даже и измерять.

Основная проблема состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того, чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт.

Однако любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль.

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести дол сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.

Основные трудности, возникающие на пути сбора информации, связаны с различными коммуникационными проблемами.

Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах.

Иногда оценка информации определяется политикой организации. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение – необходимо ли действовать, и если да, то как.

в) Действия

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устраивать отклонение или пересмотреть стандарт.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

Регулирование

С помощью контроля можно осуществить эффективное регулирование организацией. Во-первых, сам контроль предоставляет фактический материал для органов, которые отлаживают систему функционирования организации, а во-вторых проведение контроля, активизирует работу органов предприятия.

Регулирование деятельности предприятия заключается прежде всего в обеспечении условий для нормального функционирования предприятия. Для этого на первоначальном этапе должно осуществляться четкое планирование.

Процесс выбора стратегии состоит из этапов разработки, доводки и анализа (оценки). На первом этапе создаются стратегии, позволяющие достичь поставленных целей. Здесь важно разработать возможно большее число альтернативных стратегий. На втором — стратегии дорабатываются до уровня адекватности целям развития организации во всем их многообразии и формируется общая стратегия. На третьем — анализируются альтернативы в рамках общей выбранной общей стратегии фирмы и оцениваются по степени пригодности для достижения ее главных целей. На этом этапе происходит наполнение общей стратегии конкретным содержанием.

Далее вступает в силу необходимость отладки и регулирования деятельности различных органов организации в процессе осуществления деятельности. Необходимо отметить, что в данном случае требуется система с хорошо развитой обратной связью, что несомненно помогает принимать правильные решения и адекватно реагировать на изменяющуюся обстановку.

Процесс регулирования осуществляется и при принятии решений о дальнейшем функционировании предприятия, прежде чем планировать деятельность на будущие периоды, необходимо отрегулировать максимально возможное число недостатков в работе предприятия в настоящем времени.